IA et RH : usages, garde-fous et opportunités pour les entreprises ?

Pour inaugurer ses nouveaux Ateliers RH, l’Association des Entreprises de Romans Bourg-de-Péage (ERB) a proposé une première rencontre consacrée à l’intelligence artificielle et à ses usages dans les ressources humaines. Animé par Chloé Delannoy et Clément Faure de Scalether, adhérent ERB, cet atelier a réuni une dizaine de professionnels RH autour d’un sujet devenu incontournable.

L’intelligence artificielle s’installe progressivement dans les entreprises. Les professionnels des ressources humaines n’échappent pas à cette évolution : rédaction de courriers, préparation d’entretiens, comptes rendus, veille juridique, automatisation de certaines tâches… Les usages se multiplient. Mais comment utiliser l’IA de façon pertinente en RH ? Jusqu’où aller ? Quelles précautions prendre avec les données sensibles ? Et surtout, par où commencer ? C’est tout l’enjeu de ce premier Atelier RH, qui a alterné apports pratiques, partage d’expériences et travail en petits groupes.

Avant de parler usages, l’atelier a permis de revenir sur ce qu’est concrètement une intelligence artificielle générative. Dans le cas d’un outil comme ChatGPT, l’IA fonctionne notamment en produisant une suite de texte à partir de probabilités. Elle ne « sait » donc pas nécessairement que ce qu’elle produit est vrai. D’où un point de vigilance essentiel : les hallucinations, c’est-à-dire les réponses erronées ou inventées que l’IA peut présenter avec assurance. Cela n’empêche pas l’outil d’être particulièrement intéressant pour les professionnels RH, notamment autour de trois bénéfices :

• Gagner du temps, par exemple pour préparer une annonce d’emploi, un entretien de recrutement, un compte rendu, un courrier ou encore mettre à jour un document.
• Gagner en fiabilité sur les tâches répétitives, en standardisant certaines actions. Par exemple, automatiser l’envoi de réponses aux candidats non retenus.
• Gagner en réactivité, notamment pour retrouver rapidement des informations sur un sujet connu : règlement intérieur, convention collective, accords RH, etc., tout en conservant la nécessaire vérification des informations obtenues.

Les échanges entre participants ont montré que l’IA est déjà entrée dans certaines pratiques professionnelles. Parmi les usages cités :

• rédaction et reformulation de courriers et de mails ;
• recherche d’idées ou d’approches différentes pour prendre du recul sur une situation ;
• préparation et animation de réunions ;
• aide à la rédaction de comptes rendus ;
• veille comptable et juridique ;
• reformulation de courriers pour adapter le ton ou éviter une formulation trop véhémente.

Ce dernier exemple est particulièrement intéressant : l’IA n’est alors pas utilisée comme producteur de contenu, mais davantage comme un outil de réflexion ou un consultant permettant de prendre du recul avant de rédiger. D’autres pistes d’utilisation ont également émergé pendant l’atelier, comme l’automatisation de rappels à l’approche des visites médicales obligatoires ou l'envoi de certaines réponses liées aux recrutements.

L’atelier a également permis de distinguer différents niveaux dans l’utilisation de l’intelligence artificielle.

C’est le niveau le plus connu : l’IA produit, l’humain relit et valide. Courrier, compte rendu, annonce, reformulation… L’outil apporte une première production qui doit ensuite être contrôlée et adaptée.

On passe ici à un fonctionnement plus structuré : l’IA ou l’outil permet de faire fonctionner automatiquement une tâche à partir de données ou de règles définies. Cela peut par exemple concerner la circulation d’informations entre plusieurs outils ou le traitement de bases de données.

À ce niveau, une automatisation intègre une couche d’intelligence artificielle capable d'analyser une situation et d'orienter ensuite l'action. Par exemple, un système pourrait analyser les mails entrants pour déterminer leur nature ou leur tonalité, puis les orienter vers le traitement approprié. Autre piste évoquée : l’assistant RH, capable de s’appuyer sur un cadre documentaire et des règles définies pour répondre à certaines demandes. Plus on monte en niveau d’automatisation, plus le cadrage devient donc essentiel. Il faut tester, ajuster et entraîner le système pour borner les usages et s’assurer que les réponses produites correspondent aux besoins attendus.

Si les opportunités sont nombreuses, les participants ont également identifié plusieurs points de vigilance.

L’utilisation de l’IA soulève des questions sur son empreinte environnementale, notamment les ressources nécessaires au fonctionnement des infrastructures qui hébergent les modèles. Une raison supplémentaire de ne pas utiliser l’IA « parce qu’on peut », mais de s’interroger sur la pertinence réelle de chaque usage.

C’est évidemment un sujet majeur pour les RH, qui manipulent quotidiennement des informations personnelles, sociales et parfois financières. Données collaborateurs, informations de rémunération, documents internes… tout ne doit pas être transmis à une IA sans réflexion préalable. Il est donc essentiel de connaître les conditions d’utilisation de l’outil choisi, ses paramètres de confidentialité et la manière dont les données sont traitées, notamment au regard du RGPD.

Enfin, l’arrivée de l’IA peut susciter des interrogations sur l’évolution de certaines tâches et de certains métiers. Un sujet qui dépasse largement la technologie : intégrer l’IA dans une organisation implique aussi de réfléchir à l’évolution du travail, aux compétences et à l’accompagnement des collaborateurs.

L’un des enseignements forts de l’atelier est qu’il n’existe pas de « bouton magique » pour réussir son passage à l’IA. Quelques réflexes permettent cependant de limiter les risques.

• Relire et tester systématiquement : une première réponse n’est pas nécessairement la bonne. Les demandes peuvent être affinées progressivement et les résultats comparés.
• Améliorer ses prompts : plus le contexte, l’objectif, les contraintes et le résultat attendu sont précisément formulés, plus la réponse peut gagner en pertinence.
• Trier les informations transmises : avant de copier-coller un document dans un outil d’IA, il faut se demander quelles informations peuvent réellement lui être communiquées et lesquelles doivent rester confidentielles.
• Cadrer les usages avant de se lancer : plutôt que de multiplier les expérimentations sans objectif, il est préférable d’identifier les besoins réels de l’entreprise et les tâches sur lesquelles l’IA pourrait apporter une valeur concrète.
• Commencer petit : pas besoin de révolutionner toute l’entreprise dès le premier jour. Les participants ont plutôt été invités à rechercher des « quick wins », avec une approche progressive et la méthode des petits pas.
• Ne pas oublier l’humain : L’introduction d’un outil d’IA constitue un projet de transformation. Les collaborateurs concernés doivent donc être associés à la réflexion dès le départ.
• Enfin, inutile de vouloir tout prévoir : une approche agile, faite de tests, d’ajustements et d’itérations, permet d’avancer progressivement.

La deuxième partie de l’atelier a permis aux participants de travailler en petits groupes, en fonction de leur niveau de pratique et de leurs problématiques. Un groupe s’est notamment penché sur un cas concret lié à la gestion des dossiers de formation. Le processus étudié comportait de nombreuses tâches manuelles : renseignement de dossiers, transmission d’attestations, relances… avec à la clé une consommation importante de temps et un risque d’erreur. L’objectif n’était donc pas de « mettre de l’IA » dans le processus, mais de partir de la question : « Qu’est-ce que nous voulons réellement gagner ? »

Dans le cas étudié, une personne consacre une partie importante de son temps à gérer environ 300 dossiers par an. L’enjeu était donc de gagner en temps et en autonomie, tout en sécurisant le traitement. Le travail a permis d’identifier les éléments à cadrer : trame documentaire, informations spécifiques à chaque client, règles de relance, contraintes du processus…Et, là encore, le facteur humain reste central : la collaboratrice directement concernée par le processus doit être intégrée dès le début à la réflexion et à la construction de la solution. Dernier réflexe : mesurer ce que l’on cherche à gagner et ce que l’on va investir. Avant de déployer une solution, estimer le temps économisé et les ressources nécessaires permet de commencer à réfléchir au retour sur investissement.

Ce premier Atelier RH-ERB aura finalement permis de dépasser la simple découverte de ChatGPT ou des outils d’IA. Le véritable sujet n’est pas seulement de savoir ce que l’IA peut faire, mais de déterminer ce qu’elle peut apporter concrètement à une entreprise, dans quel cadre et avec quelles précautions. Pour les professionnels RH, qui voient évoluer les attentes, les pratiques et les connaissances des collaborateurs, l’enjeu est aussi de continuer à faire évoluer leurs propres compétences et leurs façons de travailler. Une démarche qui peut commencer simplement : identifier une tâche répétitive, chronophage ou source d’erreurs, définir ce que l’on aimerait améliorer… puis tester. ?C’est précisément l’objectif des Ateliers RH-ERB : permettre aux professionnels des ressources humaines du territoire de partager leurs pratiques, leurs problématiques et leurs expériences pour progresser ensemble.

Un grand merci à tous les participants présents et à Scalether pour la qualité de ce premier atelier.

Prochain atelier : le jeudi 3 décembre sur le thème de la médiation en entreprise avec l'association Médiation Active.

À propos des Ateliers RH d'ERB

Les Ateliers RH sont proposés aux DRH, RRH, professionnels des ressources humaines et aux dirigeants de petites structures sans service RH adhérents de l’Association. Ces rendez-vous ont vocation à favoriser les échanges entre pairs, le partage d’expériences et la recherche collective de solutions concrètes autour des enjeux RH actuels.